Sumber Foto: https://pixabay.com/p-2775420/?no_redirect
Oleh: Lukman Hakim
Pengantar
Berbicara mengenai sejarah software pengolah kata (word-processor), maka awal perkembangannya dimulai dari terciptanya sebuah software bernama Xerox Bravo. Jika memang seperti itu adanya, maka rasa penghargaan patut diberikan kepada penciptanya, Charles Simonyi, karena ialah yang pertama kali menemukan konsep WYSIWYG (pengucapan: wiziwig) melalui software ciptaannya itu. WYSIWYG, singkatan dari What You See Is What You Get, adalah sebuah konsep yang berarti “apa yang anda lihat di layar monitor, maka itulah yang akan anda dapatkan” pada saat dicetak melalui printer. Masa sebelum dikenalnya konsep tersebut, pengguna software pengolah kata terkadang harus mencetak berkali-kali hasil pekerjaannya hanya untuk memperoleh hasil akhir yang diinginkan, karena apa yang dilihat di layar monitor belum tentu sama dengan hasil akhir saat dicetak. Oleh karena itu, konsep WYSIWYG adalah tahap awal dari perkembangan software pengolah kata.
Tahun 1981 Charles Simonyi memutuskan untuk bergabung di perusahaan Microsoft, perusahaan milik Bill Gates dan Paul Allen, dan 2 tahun setelahnyalah (1983) sejarah Microsoft Word dimulai. Februari 1983 Charles Simonyi bersama rekannya Richard Brodie membuat sebuah software pengolah kata bernama Multi-Tool Word, software yang konsepnya banyak diadopsi dari Xerox Bravo terutama konsep WYSIWYG. Akhir tahun 1983, Multi-Tool Word ‘ditulis’ ulang agar dapat dijalankan di berbagai sistem operasi karena pada awal dirilisnya software pengolah kata tersebut hanya dapat dijalankan di sistem operasi Xenix saja. Saat proses ‘penulisan’ ulang itu jugalah nama Multi-Tool Word dirubah menjadi Microsoft Word.
Tahun 1989 perusahaan Microsoft pertama kali merilis Word (versi 1.0) untuk sistem operasi buatannya, Windows. Selanjutnya, Microsoft terus melakukan pengembangan-pengembangan secara intens. Tanggal 19 November 1990 merilis Word versi 1.1, tahun 1992 merilis Word versi 2.0, dan tahun 1994 merilis Word versi 6.0. Tahun 1995 Microsoft mulai melakukan penyesuaian dan penyelarasan nama yang masih terus dilakukan sampai kini. Oleh karenanya Word yang dirilis tahun 1995 dinamakan Word 95, rilis tahun 1997 dinamakan Word 97, rilis tahun 2000 dinamakan Word 2000, rilis tahun 2001 dinamakan Word XP (karena mengikut dengan nama versi windows yang rilis pada tahun tersebut), rilis tahun 2003, 2007, 2010, 2013 dan 2016 secara berturut-turut dinamakan Word 2003, Word 2007, Word 2010, Word 2013, dan Word 2016.
Tiap perilisan yang dilakukan, tentu memiliki hal baru di dalamnya yang dapat berupa tampilan, menu, tools ataupun fitur-fitur baru. Pada tahun 1997 atau pada Microsoft Word 97, untuk pertama kalinya diperkenalkan asisten berbasis animasi, bernama “Clippy”, yang dibuat untuk menjadi asisten pengguna. Kemudian pada Microsoft Word 2007 dilakukan perubahan tampilan menu yang signifikan, sehingga pengguna yang telah terbiasa dengan tampilan menu versi 2003 terkadang akan mengalami sedikit kesulitan saat mencari menu, tool, ataupun fitur yang ingin digunakan. Tools, menu dan fitur dikelompok-kelompokkan sesuai dengan fungsinya. Tampilan menu baru itu diberi nama “Ribbon Menu”, dan masih terus diterapkan sampai kini.
Tidak hanya itu, di antara beberapa fitur yang disediakan oleh Microsoft Word, satu yang sangat bermanfaat di antaranya adalah fitur Daftar Isi (Table of Content) yang telah ada sejak 20 tahun yang lalu, sejak masa Word 97 dan mungkin juga telah ada pada Word versi-versi sebelumnya. Namun, yang mengherankan di Negara Indonesia, fitur tersebut tidak dimanfaatkan, sehingga pertanyaan yang muncul kemudian adalah mengapa bisa demikian ? Hal tersebutlah yang mendorong penulis untuk membuat tulisan dengan topik daftar isi ini.
Cara Baru dalam Membuat Daftar Isi di Microsoft Word
Salah satu faktor yang mendorong perilisan versi-versi baru Word adalah kumpulan dari kebutuhan-kebutuhan manusia yang mendesak, sehingga menu, tools, ataupun fitur yang dimunculkan pada versi baru menjadi solusi pada masanya. Kebutuhan akan daftar isi misalnya, membuat para pengembang Microsoft Word untuk berpikir bagaimana cara menciptakan tools dan fitur yang dapat digunakan untuk membuat daftar isi, sehingga sekitar tahun 1997 fitur untuk membuat daftar isi diciptakan dalam Microsoft Word. Fitur ini pun masih terus ada seperti yang dapat dilihat sekarang.
Akan tetapi, saat Microsoft Word sampai di Indonesia para penggunanya memiliki cara baru, yaitu dengan mengabaikan atau tidak memanfaatkan fitur daftar isi yang telah disediakan. Cara kerja seperti itu kemudian dinamakan sebagai membuat daftar isi manual, yaitu dengan menyelesaikan pembuatan isi tulisan terlebih dahulu, barulah membuat daftar isinya secara manual. Manual yang dimaksud yaitu menulis ulang judul bab, judul sub-bab, judul sub-sub-bab dan seterusnya, kemudian menuliskan secara manual nomor halamannya.
Membuat daftar isi secara manual ini pun terbagi-bagi lagi sesuai dengan kekreativitasan penggunanya. Cara pertama memanfaatkan tabel dengan menggunakan 2 kolom, kolom pertama berisi judul, sub-judul maupun sub-sub judul tulisan dan kolom kedua berisi nomor halaman, tahap akhir menghilangkan garis tabel. Cara kedua memanfaatkan fitur tabs agar format daftar isi terlihat rapi. Walaupun kedua cara tersebut berbeda, namun pada dasarnya dibangun dari satu prinsip kerja yang sama, yaitu mudah diawal (namun disadari atau tidak, akan repot di akhir).
Dua Prinsip Kerja yang Saling Berlawanan dalam Membuat Daftar Isi di Microsoft Word
Dalam membuat daftar isi di Microsoft Word, terdapat dua prinsip kerja yang dapat digunakan, yaitu mudah diawal namun akan repot di akhir dan repot di awal namun akan mudah di akhir. Jika cara prinsip kerja mudah di awal repot di akhir diistilahkan dengan daftar isi manual, maka cara prinsip kerja repot di awal mudah di akhir diistilahkan dengan daftar isi otomatis. Pembuatan daftar isi otomatis merupakan prinsip kerja yang ditawarkan oleh pengembang Microsoft Word yang mengharuskan pengguna untuk menambah pekerjaan di awal, yaitu memberi gaya (style) pada setiap bagian yang ingin dimasukkan di dalam daftar isi.
Pada Microsoft Word versi 2007, fitur gaya (styles) dapat diakses di Ribbon Menu Home, kelompok Styles dan sebagai pilihan awal terdapat 16 gaya yang dapat diterapkan pada tulisan. Jika gaya yang diinginkan tidak ada dalam daftar, maka gaya-gaya baru dapat ditambahkan. Setiap kali menuliskan judul, sub judul, atau sub-sub judul, gaya harus diberikan agar tampil di daftar isi, karena daftar isi yang dibuat nantinya hanya akan menampilkan judul, sub-judul, sub-sub judul yang diberi gaya.
Gambar 1 Fitur Styles pada menu ribbon di Microsoft Word versi 2007
Selain memberi gaya pada beberapa bagian tulisan, terdapat juga satu langkah pekerjaan alternatif, yaitu mengatur multilevel list-nya. Multilevel list perlu diatur untuk memperoleh dua hal, yaitu kepraktisan dan indensi pada daftar isi. Microsoft Word hanya memberi batasan 9 level pada multilevel list. Pengaturan multilevel list dapat diakses pada ribbon menu Home, kelompok Paragraph. Untuk pengaturan multilevel list, terlebih dahulu perlu dilakukan penentuan konsep judul dan sub judul pada tulisan. Sebagai contoh judul pertama menggunakan angka “1”, tidak menggunakan indensi dan levelnya adalah satu, sub judul menggunakan angka “1.1”, indensi 0,63 cm dan levelnya adalah dua, sub-sub judul menggunakan angka “1.1.1”, indensi 1,27 cm dan levelnya adalah tiga, terakhir sub-sub-sub judul menggunakan angka “1.1.1.1”, indensi 1,9 cm dan levelnya adalah empat. Jika multilevel list telah diatur, maka penavigasian poin atau angka cukup dilakukan hanya dengan menekan tombol tab di keyboard pada awal kata, dan poin judul atau sub-judul pun akan berubah serta akan terindensi sesuai pengaturan yang telah dilakukan. Kemudian judul, sub judul, dan sub-sub judul pada daftar isi akan terindensi pula sesuai pengaturan.
 |
| Gambar 2 Tampilan pengaturan Multilevel List |
Langkah terakhir merupakan langkah yang sangat mudah, yaitu membuat daftar isi tulisan hanya dengan sekali klik. Fitur daftar isi dapat diakses pada menu ribbon References, kelompok Table of Contents. Dengan mengklik fitur tersebut, daftar isi akan secara otomatis dibuat oleh Microsoft Word berdasarkan gaya-gaya yang telah diberi pada judul, sub judul, dan sub-sub judul tulisan, sehingga pengguna tidak perlu lagi mengetik judul, sub-judul dan sub-sub judul tulisan pada daftar isi. Tidak hanya itu, nomor halaman untuk masing-masing judul pun akan secara otomatis dibuat oleh Microsoft Word. Selanjutnya jika terjadi perubahan terhadap bagian-bagian yang diberi gaya ataupun nomor halaman pada bagian-bagian yang diberi gaya tersebut, maka pengguna tinggal memanfaatkan menu “update table”.
Gambar 3 Tampilan menu pengaturan Table Of Contents (TOC)
Pembuatan daftar isi di Microsoft Word memiliki satu tujuan, namun cara untuk mencapai tujuan tersebut ada dua. Cara dengan menggunakan prinsip kerja mudah di awal repot di akhir dan cara dengan menggunakan prinsip kerja repot di awal mudah di akhir. Kedua prinsip kerja tersebut saling bertentangan, sehingga pertanyaan yang muncul kemudian adalah cara yang manakah yang efektif dan efisien.
Membuat daftar isi secara manual membuat pekerjaan mudah pada awalnya, namun saat isi tulisan yang meliputi judul, sub-judul atau sub-sub judul dan halaman berubah, maka akan merepotkan pada akhirnya karena judul, sub-judul, sub-sub judul dan halaman yang berubah harus diketik kembali di daftar isi. Singkatnya, daftar isi harus terus disesuaikan dengan isi tulisan secara manual. Pekerjaan akhir pun akan bertambah merepotkan jika halaman tulisan berjumlah seratusan. Berbeda dengan membuat daftar isi secara otomatis. Prinsip kerja pada daftar isi otomatis memang mengharuskan pengguna untuk menambah pekerjaan di awal, akan tetapi pekerjaan yang dilakukan di awal tersebut manfaatnya akan terasa pada akhirnya karena daftar isi yang telah dibuat akan menyesuaikan secara terus menerus dengan isi tulisan dengan hanya menekan tombol “Update Table”. Oleh karena itu, prinsip kerja mudah di awal repot di akhir bersifat statis, karena tidak terbuka terhadap perubahan yang akan terjadi pada isi tulisan, sedangkan prinsip kerja repot di awal mudah di akhir bersifat dinamis, karena terbuka terhadap perubahan yang akan terjadi, sehingga cara yang efektif adalah membuat daftar isi dengan menggunakan prinsip kerja repot di awal namun akan mudah pada akhirnya.
Kesimpulan
Membuat daftar isi di Microsoft Word dapat dilakukan dengan menggunakan dua prinsip kerja, yaitu mudah di awal repot di akhir atau repot di awal mudah di akhir. Walaupun kedua prinsip kerja tersebut saling bertentangan, namun keduanya terbangun atas dasar satu tujuan yang sama, sehingga perlu untuk mengetahui cara prinsip kerja yang manakah yang efektif dan efisien dalam mencapai tujuan tersebut. Berdasarkan penerapan kedua prinsip kerja yang saling bertentangan tersebut, diperoleh hasil bahwa cara kerja prinsip repot di awal mudah di akhir adalah cara yang efektif dan efisien dalam mencapai tujuan pembuatan daftar isi di Microsoft Word, karena bersifat terbuka terhadap perubahan isi tulisan. Sedangkan cara kerja prinsip mudah di awal repot di akhir tidak demikian. Akhir kata, menggunakan prinsip kerja mudah di awal repot di akhir sama saja halnya dengan menggunakan pisau dapur untuk memotong kayu padahal kita memiliki gergaji.
